Une solution EPM (Enterprise Performance Management) est avant tout un outil qui facilite la prise de décision grâce à l’information qu’il produit suite à la consolidation des données des différentes sources opérationnelles de l’entreprise. Elle permet aux métiers de la finance d’entreprise, des autres fonctions support et des opérations de réaliser des analyses complexes, leur reporting ainsi que des planifications et des modélisations financières et opérationnelles efficaces et rapides.
Architecture applicative
- Une architecture avec des briques applicatives tierces dédiées à une étape de transformation de la donnée
- Une architecture basée sur des composants modulaires de transformation et de visualisation intégrés à la plateforme EPM
- Une architecture basée sur une plateforme autonome avec un datahub pour la transformation de données et des fonctionnalités natives intégrées pour la data visualisation
Voyons maintenant les principales caractéristiques techniques d’une solution EPM :
1- La « multidimensionnalité »
Un outil EPM repose sur une structure de bases de données multidimensionnelles. Ces bases s’alimentent à partir de l’intégration de données provenant :
- de sources opérationnelles comme des logiciels comptables, des logiciels RH, ERP, CRM, des bases de données relationnelles voire même des fichiers plats Excel, csv (qu’on appelera données transactionnelles)
- de la saisie dans un formulaire intégré à l’outil EPM
- d’une autre base de données multidimensionnelles.
On parle de « données multidimensionnelles » parce que chaque donnée transactionnelle est transformée pour être stockée dans l’intersection entre une mesure créé dans la base et un élément de chaque axe d’analyse appelé « dimension ».
Figure 1
Cette approche multidimensionnelle est cruciale car elle permet aux entreprises de modéliser, de planifier et d’analyser leurs opérations en utilisant diverses dimensions telles que le temps, les canaux de vente, les régions géographiques, les produits, les départements et centres de coûts etc. Cette capacité à croiser et à analyser des données selon plusieurs axes est fondamentale pour la prise de décision stratégique dans les entreprises.
Notons aussi que la plus part des solutions du marché reposent sur une structure de base de données multidimensionnelles mais que la technologie de stockage sous-jacente est diverse en fonction des éditeurs : technologie propriétaire Hyperblock pour Anaplan, base de données en mémoire pour Pigment et Onestream, cube OLAP (Online Analytical Processing) avec la technologie Essbase pour Oracle EPM, base de données OLAP pour Jedox et IBM TM1 etc..
2- La consolidation de données
Prenons le cas de ce fichier de données transactionnelles qui montre les ventes journalières dans chaque ville et pour chaque client (pour simplifier, je ne mets pas la notion de produit ici).
Tableau 1
Ce fichier sera chargé et consolidé dans la base de données multidimensionnelles dans la mesure « Chiffre d’affaires » à l’intersection des dimensions Scénario, Période, Année, Pays, Monnaie, Fréquence, Client.
Une restitution possible depuis la base de données multidimensionnelles à la suite de l’intégration du fichier du tableau 1 pourrait donner le résultat suivant :
| Scénario : Réalisé | |||
| Période : Novembre | |||
| Année : 2023 | |||
| Pays : France | |||
| Monnaie : Euros | |||
| Fréquence : Month to date | |||
| Client : Pet Company | Client : Red Company | Client : Blue Company | |
| Chiffre d’affaires | 10000 | 5000 | 500 |
Tableau 2
Dans cet exemple, l’agrégation des villes et des dates se fait sans que l’utilisateur n’ait à réaliser de requête SQL ou de TCD. La solution EPM va, de manière native lors de la constitution du rapport, agréger en temps réel l’ensemble des villes de France, cumuler l’ensemble des dates dans le mois de novembre et les restituer.
3- Le croisement de dimensions et la navigation dans les données
L’utilisateur pourra avoir plusieurs vues différentes de ses données en croisant les dimensions dans tous les sens et à tous les niveaux de manière dynamique pour sa navigation adhoc. Il pourra zoomer dans l’exemple du tableau 2 à l’intérieur des villes de France pour afficher les résultats de chaque ville comme il pourra revenir à la vision consolidée en utilisant le double clic : ce qu’on appelle les fonctionnalités de drill down.
4- Le calcul des mesures
Une des fonctionnalités les plus notables d’un outil EPM est la capacité de création de nouvelles mesures calculées de façon simple et intuitive. Cela consiste à ajouter des formules de calcul basées sur les mesures existantes comme si vous le faisiez dans un fichier Excel. Pas besoin de créer de procédures SQL ni de faire des jointures avec des tables relationnelles comme c’est le cas par exemple dans une solution de Business Intelligence. Ces mesures créées vont pouvoir être appliquées de manière instantanée à l’ensemble des éléments existants de la base de données multidimensionnelles et sur tout l’historique.
Pour aider à réaliser n’importe quel calcul et gagner beaucoup de temps, des fonctions de calculs mathématiques et de recherche sont intégrées nativement à l’outil EPM. Cela permet d’aller très loin dans la modélisation et de dire adieux aux formules Excel à rallonge.
Enfin, le moteur de calcul intégré réalise des calculs généralement de l’ordre de la seconde voire de la micro seconde sur un très grand volume de données, ce qui n’est pas possible dans des feuilles Excel.
5- La saisie de données directement dans la base de données multidimensionnelles via des formulaires
C’est à mes yeux, la fonctionnalité la plus pertinente d’une solution EPM. Ces formulaires, accessibles en ligne, sont des rapports construits à partir du croisement de mesures et d’éléments de chaque dimension (le plus souvent les éléments les plus fins) sur lesquels on souhaite saisir l’information.
Dans une plateforme EPM, l’utilisateur ne pourra donc saisir que dans les mesures et les axes d’analyse autorisés par le formulaire et selon ses droits d’accès.
Certaines plateformes EPM permettent également l’ajout de métadonnées par les utilisateurs autorisés. Par exemple, un utilisateur qui souhaite créer des nouvelles lignes de Capex ou ajouter un nouvel employé pourra le faire selon ses droits d’accès, directement dans la base de données EPM.
Cette capacité de saisie dans la base multidimensionnelle constitue une des grandes différences avec une solution de Business intelligence ou de Data Visualisation. En effet, dans une solution BI comme PowerBI ou Tableau, seule la visualisation de données mises à disposition dans des tables pré-paramétrées n’est possible. Ou alors, cela demandera des développements additionnels souvent complexes et très spécifiques, réalisés par des experts techniques et donc difficilement maintenables.
6- Les règles de gestion et les process automatisés
Des règles de gestion paramétrables nativement dans la plateforme, peuvent être créées afin de spécifier le moyen de traiter les données transactionnelles entrantes, de définir leur mode d’enregistrement dans les mesures appropriées et selon les axes d’analyse créés (ce qu’on appelle le mapping) et enfin de lancer les différents calculs qui devront être réalisés sur toute la base de données ou sur un périmètre précis.
A cela s’ajoute dans la plupart des solutions EPM, des process qui structurent le lancement séquencé des interfaces de chargements des données et d’exécution des règles de calcul.
7- La restitution dans des rapports et des tableaux de bord
Une plateforme EPM contient des fonctionnalités permettant de créer des rapports et des tableaux de bord par affichage des mesures et les dimensions créées. Des points de vue pourront être ajoutés à chaque rapport pour permettre à l’utilisateur de naviguer selon les filtres qu’il veut activer dans chaque dimension. Avec les possibilités d’affichages de plusieurs formes de graphiques.
Ce mode de fonctionnement se rapproche des solutions de business intelligence ou de data visualisation comme PowerBI ou Tableau.
8- Les fonctions d’analyse prédictives
Les solutions EPM intègrent généralement des fonctions qui permettent l’analyse prédictive. Ces fonctionnalités sont généralement peu utilisées au sein des fonctions finances mais peuvent répondre à des besoins métiers plus opérationnels comme la supply chain ou la planification des ventes et des opérations.
9- La gestion des droits d’accès
Les solutions EPM offrent diverses options plus ou moins simples à administrer selon les éditeurs, pour personnaliser les droits d’accès de chaque utilisateur. D’une manière générale, le paramétrage des droits d’accès porte sur des rôles et des groupes autorisés sur un périmètre managérial bien précis. Ce périmètre se définit à travers les hiérarchies des dimensions mais aussi sur les indicateurs.
En conclusion
Une solution EPM, plateforme de centralisation de l’information stratégique, évite la démultiplication des fichiers Excel et des bases de données relationnelles dans les processus métiers. Reposant sur une architecture applicative et un stockage tournés vers la haute performance, elle permet de répondre aux besoins d’analyses complexes souvent temps réel. Elle présente de nombreux avantages fonctionnels pour le reporting et la planification financière ainsi que pour des process beaucoup plus opérationnels comme le pilotage commercial, le pilotage de la masse salariale, la planification des ventes et des opérations (S&OP). Découvrez ces caractéristiques fonctionnelles dans notre article dédié.
